Koronavirus - Overordnet veileder Sykehjemsetaten v. 1.37

Formål

En overordnet veileder som beskriver varsling, opprettelse av lokal beredskapsledelse, informasjon til medarbeidere og pårørende, mediehåndtering, GAT/ HR mm. 

 

Omfang/Virkeområde

Gjelder alle helsehus og langtidshjem i Sykehjemsetaten.

 

Ansvar

Institusjonssjefen har ansvar for at prosedyren følges.

 

Aktivitet/ Beskrivelse

Hvordan håndtere bekreftet tilfelle av Covid-19 hos beboer/pasient eller medarbeider i akutt fase.

  • Varsling

Varsling skal alltid foregå i linjen, det vil si:

  1. Institusjonssjef bør varsle områdedirektør i Sykehjemsetaten

  2. Institusjonssjef varsler etatsoverlegen eller smittevernvakt i Sykehjemsetaten  på mail: smittevern.sykehjem@sye.oslo.kommune.no Smittevernteamet har beredskapsvakt på mandag-torsdag 08.00-15.35

  3. Dødsfall med Covid-19 som sannsynlig årsak meldes på telefon 22 31 72 72 til smittevernvakt innen vakttiden(se over). Oppgi navn på avdøde, personnummer, grunnleggende sykdom, sykdomsforløp, dato for død og dato for symptomdebut. Etatsoverlege eller smittevernoverlege melder videre til rett instans
  4. Byggeier må varsles om utbrudd. Dersom bygget forvaltes av OBY finner du aktuelle telefonnummer under "Relatert" - "Vedlegg"

 

  • Mobilisere lokal beredskapsledelse
    • Innkalle hele ledergruppen/beredskapsledelsen og informere om situasjonen (vurdere behovet for om sykehjemslege skal delta) på en sikker måte, for eksempel digitalt
    • Fordele roller/arbeidsoppgaver i beredskapsledelsen, slik at flere prosesser kan pågå parallelt
  • Det er identifisert 7 nøkkelroller som må ivaretas:

  • Beredskapsleder
  • Smittesporing
  • Bemanning
  • Smittevernutstyr
  • Fagansvarlig Covid-19*
  • Testing**
  • Informasjon***
  • *Fagansvarlig Covid-19 – herunder ansvar for at prosedyrer vedrørende Covid-19 er kjent blant alle medarbeidere, ansvar for generell faglig kompetanseheving innen Covid-19. Fagansvarlig har også ansvar for korrekt smitteskilting. Disse finnes her.

    **Testing – herunder koordinering av testing på beboere/pasienter og medarbeidere, registrering av gjennomført test og oppsett av ny testing, regelmessig kontroll av innkommende prøvesvar i Gerica og formidling av negative prøvesvar (positive prøvesvar håndteres i henhold til rutine).

    ***Det er mulig for beredskapsleder å påta seg ansvaret for informasjon i tillegg til sin rolle som leder av håndteringen.

    En person kan påta seg mer enn én rolle, dette må vurderes nøye. Noen roller er mer tidkrevende enn andre, og hendelsesforløpet vil også være dikterende for arbeidsfordelingen/belastningen.

    Beredskapsledelsen deles i lag.

    Ved inndeling i lag skal det tas hensyn til erfaring og kompetanse og lagene skal fordeles slik at dette balanseres.

    Stedfortreder for institusjonssjef vil da inneha rollen som beredskapsleder i institusjonssjefs fravær.

    Det lages deretter turnus for lagene slik at det er tydelig hvem som har beredskap på kvelder, i helger og ved helligdager.

    Lokal beredskapsleder må ved utbrudd av Covid-19 implementere en kontinuitetsplan for etablert beredskapsledelse.

    Kontinuitetsplanen er ment å ivareta de som inngår i lokal beredskapsledelse ved behov for tilstedeværelse og håndtering som vurderes å kunne vare i mer enn 12 timer.

    Denne vurderingen skal fattes i løpet av de 2-3 første timene ved oppstarten av håndteringen av et utbrudd.

    Det betyr blant annet at beredskapsleder må vurdere å sende de som inngår i det/de andre laget/lagene hjem fra jobb på en hverdag hvis et utbrudd blir bekreftet og det gjøres en vurdering på at beredskapsledelsen vil måtte jobbe med håndtering i mer enn 12 timer inkludert den tiden fra vaktstart til bekreftet utbrudd er et faktum. Lag 2 vil da "hvile" frem til lag 1 har vært på jobb i 12 timer.

  • Lagene skal ha en funksjonstid på 9 timer per lag (unntak ved første vakt for lag 1 ved utbrudd innenfor normal arbeidstid)
  • Påtroppende vaktlag skal brifes
  • Oppmøte senest 14 min før vakten starter
  • Det skal føres hendelseslogg for håndtering. Skjema Vedlegg Loggskjema (Ikke tilgjengelig) kan benyttes. Ingen personsensitive opplysninger skal loggføres.
  • Kontinuitetsplanen og turnus for beredskapsvakt må varsles i linjen slik at sentral beredskapsledelse og medarbeidere ved institusjonen skal vite hvem de til en hver tid kan forholde seg til.

    Laget som har jobbet kveld skal ha 9 timer hvile før de kommer på jobb påfølgende dag.

  • Smittevernfaglig rådgivning kan fås ved henvendelse til vakthavnede smittevernvakt (liste sendes ut med statusmail) eller via epost: smittevern.sykehjem@sye.oslo.kommune.no


  • Kartlegging av nærkontakter/smittesporing

 

  • Kontakte medarbeidere og pårørende – Det finnes eksempler på skriv både til pårørende og til medarbeidere som dere kan tilpasse. Disse finnes på en egen side på intranett til SYE om Covid-19
    • Informere medarbeidere som er nærkontakt om hjemmekarantene i 10 dager
    • Kontakte og informere pårørende til beboer som er bekreftet smittet
    • Kontakte og informere pårørende om beboere som er isolert grunnet nærkontakt
    • Kontakte øvrige pårørende om situasjonen, det vil si pårørende til beboere som er definert som «annen kontakt»
    • Informere øvrige medarbeidere om situasjonen

 

  • Bistand fra administrasjon i Sykehjemsetaten til å informere media
    • Mediehenvendelser henvises til Sykehjemsetaten v/ Henrik Mevold

 

  • Iverksette bemanningsplanlegging – kontakte administrasjon i Sykehjemsetaten for bistand
    • Fraværskode 1030B – «Karantene med hjemmekontor», skal benyttes for ansatte som er i karantene og kan arbeide hjemmefra
    • Fraværskode 6021 – «Egenmelding - koronarelatert» benyttes på ansatte som ikke har mulighet til å arbeide hjemmefra. Arbeidsgiverperiode på 3 dager. Egenmelding utvidet til 16 dager, maks 32 dager i perioden 16.3.-31.12.2020. 
    • Ved vikar-innleie for ansatte som er i hjemmekarantene skal dere ved innleie benytte årsakskode 43 – Ressurskrevende aktivitet og legge inn opprettet prosjektnummer. VIKTIG AT PROSJEKTNUMMER BRUKES
    • For å få tilgang til prosjektnummeret i lønnsberegningen, klikker dere på feltet under prosjekt og nedtrekksmenyen vil komme fram
    • Ved vikarinnleie pga. ansatte i karantene skal ikke 19 brukes, men 43, det er riktig. 

    • Under «normal» drift, skal 19 brukes

       

  • Planlagt ferie
    • Som hovedregel skal planlagt ferie avvikles som normalt
    • Dersom man uforskyldt må i karantene og dette utløser sykepengerettigheter, har den ansatte rett til å få den planagte ferien som faller til karanteneperioden forskjøvet
    • Dersom det over sommeren viser seg at det blir et stort problem å få avviklet forskjøvet ferie senere, vil SYE forhøre seg med Byrådsavdeling for Finans om det finnes muligheter for å løse dette  
       
  • Karantene og sykepengerettigheter
    • Etter at NAVs regelverk ble endret er karantene som hovedregel myndighetspålagt og utløser dermed sykepengerettigheter. Arbeidsgiver kan i nåværende situasjon akseptere egenmelding for hele arbeidsgiverperioden (inntil 16 dager), og oppfordres til dette for å avlaste fastlegene. Fra og med 1. juni har arbeidstakere ikke lenger rett til å bruke egenmelding de først 16 dagene, men arbeidsgiver kan fortsatt velge å godta egenmelding de første 16 dagene. I Sykehjemsetaten er gjeldende politikk at vi som hovedregel godtar egenmelding de første 16 dagene. Arbeidsgiver kan kreve refusjon fra NAV fra og med fjerde dag av egenmeldingen/sykemeldingen når det er korona-relatert (eksempelvis karantene). Dette gjelder uavhengig av om fraværet de første 16 dagene er legemeldt eller egenmeldt. Fra og med 17. sykefraværsdag må videre sykefravær være meldt i form av sykmelding fra lege. Mer om dette finnes på nav.no

 

  • Kartlegge behovet for smittevernutstyr for 14 dager frem i tid – rapportere behov til SYE
    • Behov for smittefrakker = 14 dager x antall beboere isolert x 11 smittefrakk
    • Behov for hansker = 14 dager x antall beboere isolert x 19 par hansker
    • Behov for munnbind = 14 dager x antall beboere isolert x 11 munnbind
    • Øyebeskyttelse

Det meldes behov for smittevernutstyr til: smittevernutstyr@sye.oslo.kommune.no 

 

  • Rapportering
  • Det rapporteres mandager innen kl 12:00 på faktisk beholdning smittevernutstyr her .​
  • Rapportering covid-19 mandag  innen kl.12.00 https://response.questback.com/oslokommunesykehjemsetaten/tsi , uavhengig om det er påvist smitte eller ikke. Alle rapporterte tall skal være for perioden frem til kl 11.00 samme dag. Hendelser etter kl 11.00 på rapporteringsdagen skal rapporteres ved neste rapportering.
  • Rapportering vaksinasjon er beskrevet i denne prosedyren: Koronavirus - Vaksine: Dokumentasjon, registrering og rapportering (Ikke tilgjengelig)

  • Relaterte dokumenter/ koronarelaterte prosedyrer finner du her: dl_Koronavirus (Ikke tilgjengelig)
  • Koronaprosedyrer publisert på internett finner du her
  • Koronainformasjon på intranettsiden

 

Hjemmel

Covid-forskriften https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2020-03-27-470?q=forskrift

Status om håndteringen av korona i Oslo https://www.oslo.kommune.no/koronavirus/status-om-handteringen-av-korona/

Forskrift om forebygging av koronasmitte, Oslo kommune, Oslo

Referanser

 Lenke til FHI sin veileder om sykehjem og smittevern mot covid-19 (koronasykdom)